Digitalno radno mjesto: Učinkoviti i produktivni u uredu, od kuće i putem
Objavljeno: 26. kolovoz 2024 | Trajanje čitanja: 6 minuta
Moderna suradnja sa svakog mjesta postala je standard. U prvom planu timskog rada više ne stoji gdje nego kako. Fiksno radno vrijeme i klasično uredsko radno mjesto nisu dovoljno dinamični za današnje zahtjeve gospodarstva. Hibridni oblici rada čine tvrtke svih branši fleksibilnim, učinkovitim i otpornim. A hibridni rad je potreban za dobivanje kvalificirane radne snage (iskustvo zaposlenika i ravnoteža između posla i života).
Ali kako oni odgovorni stvaraju optimalne okvirne uvjete? Kako tvrtke mogu implementirati prednosti hibridnih radnih modela? Digitalno radno mjesto igra središnju ulogu u implementaciji hibridnog rada – koja se naziva i digitalni radni prostor ili moderno radno mjesto. To je ključ digitalizacije radnih procesa, povećanja učinkovitosti i uporabe umjetne inteligencije (UI).
-
Što je digitalno radno mjesto?
-
Što čini digitalno radno mjesto?
-
Kako tvrtke pristupaju digitalnom radnom mjestu?
-
Stavite pravu opremu na radno mjesto
-
Držite na oku opremu za digitalno radno mjesto
-
Prava platforma kao središte za timski rad
-
Osmislite nove konferencijske prostore u hibridnom radnom okruženju
Što je digitalno radno mjesto?
Digitalna suradnja promijenila je vanjsku i unutarnju komunikaciju u tvrtkama. Timovi danas trebaju komunicirati agilno i umreženo. Daljinska komunikacija između zaposlenika, poslovnih partnera i kupaca značajno se povećala. Razmjena informacija provodi se prema zadanim postavkama putem internetskih kanala i UCaaS platformi (objedinjene komunikacije kao usluga). Za to je tvrtkama potrebna infrastruktura za komunikaciju i suradnju koju mogu koristiti zaposlenici neovisno o lokaciji i sa svim relevantnim uređajima kao što su PCS, prijenosna računala i pametni telefoni.
Digitalno radno mjesto označava produktivan, mobilan i siguran rad na temelju novih tehnologija i digitalnih alata. To je potpuno digitalizirana, neovisna radna platforma koja podržava moderne poslovne procese.
Digitalno radno mjesto preseljava radne procese u virtualni prostor. Preko radnog mjesta, zaposlenici pristupaju aplikacijama, uslugama, alatima i podacima koji omogućuju mrežnu suradnju. Cilj je pružiti sve potrebne informacije u bilo kojem trenutku, bilo gdje i brzo. Na taj se način timovi mogu izmjenjivati između različitih lokacija i rasporeda.
Tvrtke koje žele biti uspješne u budućnosti trebaju uskladiti svoju korporativnu kulturu u inovacijama i održivosti. Svaki zaposlenik doprinosi dodanoj vrijednosti. Sve je važnije stvoriti optimalne okvirne uvjete za sve. Tako svaki član u lancu može dati sve od sebe.
Digitalno radno mjesto stavlja mnoge zahtjeve modernih tvrtki pod jedan šešir:
Zaposlenici i timovi cijene osobno radno mjesto bez distrakcije s visokom integracijom za pametni, mobilni rad. Praktično rješenje je spajanje komunikacije na platformi koja nudi sve potrebne funkcije i prihvaćaju ga svi zaposlenici. Digitalno radno okruženje smanjuje promjenu konteksta skakanjem naprijed nazad između različitih alata. Internetski prijevodi i prepisivanje sastanaka u živo, funkcije pomoći UI i automatski sažeci sastanaka štede dragocjeno vrijeme.
U specijalnim odjelima relevantna je brza razmjena znanja, zajedničko uređivanje i dijeljenje dokumenata i pristup rezultatima rada.
Marketing i prodaja oslanjaju se na veliku dostupnost podataka o tržištu i kupcima. Višekanalne kampanje i prikupljanje informacija s kanala društvenih medija također postaju sve važniji.
IT odjeli teže pouzdanoj, sigurnoj i prilagođenoj IT infrastrukturi.
Uprava bi željela povećanje produktivnosti i učinkovitosti pri smanjenim troškovima, kraće inovacijske cikluse, sigurnost ulaganja i poboljšanje konkurentnosti.
Digitalno radno mjesto cjeloviti je koncept koji zahtijeva strategije provedbe u mnogim područjima. To je jedini način povezivanja sadržaja, alata i organizacije na svim odjelima.
Počinje se u radnom okruženju (soba i radni stol) preko osobne radne opreme (PC, prijenosno računalo, kovertibilno prijenosno računalo i pametni telefon) i tehnologiju (hub temeljen na oblaku za interdisciplinarni timski rad) do ljudi (uhodavanje i povećanje prihvaćanja korisnika kroz obuku). S pogledom na veliku sliku, digitalno radno mjesto nije samo zahtjev za prostorijama, hardverom i softverom, već i za dizajnom poslovnih procesa i cijele organizacije.
Mnoge su tvrtke postigle temeljnu mogućnost daljinskog povezivanja i time digitalizirale dijelove osobnog radnog mjesta. Međutim, dostupnost tehnologije često još nije do sada toliko napredna kako bi sva radna mjesta bila digitalno opremljena.
Svaka tvrtka slijedi vlastiti digitalni pristup na radnom mjestu. Saznajte u tekućem procesu koji je oblik i izraženost hibridnih radnih modela najprikladniji za vašu tvrtku. Prepoznajte prepreke i definirajte ciljeve na radnom mjestu. Ne treba sve biti na mreži i ne mora se sve odvijati u uredu. Odredite specifičnu potrebu za opremom kamerama, mikrofonima, slušalicama, rješenjima za konferencijske prostorije.
Produktivnost zaposlenika i iskustvo zaposlenika važni su čimbenici uspjeha u scenarijima hibridnog rada. Hibridni timovi snažno ovise o tehnologiji na digitalnom radnom mjestu. Svatko tko koristi odgovarajuće mobilne uređaje može raditi produktivno i usmjereno prema cilju bilo gdje zahvaljujući digitalnom radnom mjestu. Kako bi rezultati bili točni, zaposlenici trebaju dobru radnu opremu koja odgovara njihovom radnom mjestu: ured, kućni ured ili mobitel. Ono što je potrebno su uređaji koji se mogu fleksibilno koristiti i kojima je lako upravljati. Opremljeni brzim WiFi-jem i 5G, ništa ne ometa rad bez obzira na vrijeme i lokaciju.
Izbor tehnologije prvenstveno se temelji na zahtjevima tvrtke. Potrebe i udobnost zaposlenika također igraju ulogu. Korisnici mobilnih uređaja često preferiraju kompaktna i energetski učinkovita prijenosna računala male težine i dugim trajanjem baterije. Prijenosna računala orijentirana na učinkovitost nude zahtjevnim korisnicima visoku učinkovitost za složene procese.
Također je važno pogledati koncepte dugovječnosti i usluge kako bi timovi ostali u kontaktu, a IT timovi rasterećeni. Conrad nudi odgovarajuće klase uređaja u različitim kategorijama opreme i učinkovitosti.
Savjet: ojačajte digitalnu kompetenciju i motivaciju svojih zaposlenika. Ponudite tečajeve za obuku.
Često zanemarene točke kod hardvera za digitalno radno mjesto su periferija i oprema. Učinkovitost često trpi jer nedostaju profesionalne slušalice i video kamere za optimalan prijenos slike i zvuka u oba smjera. Visokokvalitetne slušalice prigušuju okolnu buku i mogu se udobno nositi satima. Ili mobilna računala ne mogu iskoristiti svoju fleksibilnost jer nedostaju priključna stanica ili drugi zaslon. Razmislite i o naizgled malim stvarima kao što su spojni kabeli za vanjske monitore i zaštitni zasloni za putnike u autobusima i vlakovima. Također uključuje razumnu torbu u koju korisnici mogu sigurno pohraniti i transportirati svoje prijenosno računalo i pribor.
Hibridni video sastanci, chatovi, virtualne sobe, virtualne bijele ploče i događaji: zahtjevi tvrtki su raznoliki i mijenjaju se. Jeste li ljuti zbog neučinkovitosti hibridne komunikacije i suradnje u vašoj tvrtki? Tada je vrijeme za optimizaciju procesa s ispravnom platformom u oblaku.
S Microsoftom 365 kao uredskim rješenjem, mnoge tvrtke već imaju dobro polazište za digitalno radno mjesto. Microsoftove aplikacije Teams, Zoom i slične platforme povećavaju intenzitet kontakta u digitalnom radnom mjestu i poboljšati protok informacija u suradnji. Oni spajaju korporativne komunikacije na jednoj platformi i stvaraju ekosustav za globalnu suradnju. Tvrtke imaju slobodu birati gdje i kako će se odvijati razmjena te koji će se uređaji za to koristiti.
Platforma nudi mogućnost suradnje u stvarnom vremenu, dijeljenja datoteka, dijeljenja zaslona i razmjene komentara. Zaposlenici se mogu neprimjetno prebacivati između telefona, videa i chata, slati datoteke, dijeliti sadržaj i zakazivati sastanke. Virtualna pozadina pretvara svako mjesto u ured. Komunikacija s davateljima usluga, dobavljačima, kupcima i podnositeljima zahtjeva također se odvija preko toga. Kontrola pristupa i šifriranje osigurava da samo ovlašteni ljudi mogu pristupiti usluzi oblaka.
Savjet: uobičajene poslovne aplikacije mogu se integrirati u platforme. Nema potrebe za prebacivanjem između različitih aplikacija u digitalnom radnom okruženju.
Osmislite nove konferencijske prostore u hibridnom radnom okruženju
Digitalizacija i hibridni modeli rada dovode do promjene u funkciji ureda: uz koncepte dijeljenja stolova za koncentrirani rad, male i velike sobe za sastanke dolaze u središte pozornosti kao mjesta za kooperativni rad. Bilo da se radi o sastanku, video konferenciji, prezentaciji, razmjeni ideja ili webinaru: uskladite svoje sobe za sastanke s hibridnim načinom rada i dajte svojim zaposlenicima izbor. Novi koncepti prostorija postaju sve važniji za kreativnu razmjenu i osobni susret. Postoje i prostorije za dnevne boravke za opušteno razmišljanje i druženje.
Za kolaborativne procese, poduzeća trebaju prostorije orijentirane na tim s modernom video i audio tehnikom. Učinkoviti procesi suradnje povećavaju produktivnost i zadovoljstvo u timu – bilo to brzim startom hibridnog sastanka, bežičnim dijeljenjem zaslona ili komentarima u stvarnom vremenu na digitalnoj bijeloj ploči. Neučinkoviti sastanci, s druge strane, koštaju vrijeme i novac.
Pri prelasku na hibridne videokonferencijske prostorije provjerite je li hardversko i softversko rješenje prilagođeno namjeni. Također razmislite o sustavu rezervacija koji timovi mogu koristiti za organiziranje popunjenosti konferencijskih soba.